داوطلب وب‌سایت داوطلب
تارنمای داوطلب: «هیچ‌کس از تعداد اعضای این تشکل خبر ندارد»، «آنها یک تشکل اسمی هستند»، «هنوز نمی‌دانیم چند نفر عضو این تشکل هستند و این گروه چه تعداد کارگر را نمایندگی می‌کند.»، مثال‌هایی نگران‌کننده از وضعیت تشکل‌یابی در ایران که بازبینی اساسی در شاخص‌های عملکردی این گروهها را توجیه‌پذیر می‌کند.
مطالعات راهبردی بیانگر آن است که یکی از مهمترین شاخص‌های ارزیابی شیوه اداره مطلوب « Good Governance» در سازمان ها، میزان پاسخگویی و شفافیت آنها نسبت به اعضاء و افراد و گروههای ذینفع است. قاعده‌ای همه شمول در ارزیابی عملکرد مطلوب سیستم‌ها که سازمان‌ها و تشکل‌های صنفی و کارگری نیز از آن مستثنی نیستند. به عبارتی به همان اندازه که یک سیستم حکمرانی برای تحقق شیوه اداره مطلوب ملزم به رعایت شاخص‌هایی‌ست، یک تشکل صنفی و کارگری نیز برای نشان دادن جایگاه، شیوه فعالیت و میزان اثربخشی و اثرگذاری خود ملزم رعایت چارچوب‌های تعریف شده برای شیوه اداره مطلوب است.
گرچه بی‌توجهی به شیوه اداره مطلوب به طور کلی بر ساختار اجتماعی و سیاسی ایران سایه افکنده، اما رعایت این شاخص‌ها به ویژه در فعالیت‌های تشکیلاتی که حول مطالبات گروههای خاصی شکل می‌گیرند، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. مروری بر روند فعالیت‌ها نشان می‌دهد که الزام به رعایت چارچوب‌های شیوه اداره مطلوب، اغلب در کشمکش سرکوب‌های حکومتی و چالش‌های درونی گروههای مستقل کارگری به فراموشی سپرده شده است. این روند در مورد تشکل‌های سه‌گانه شبه حکومتی که از مجوز فعالیت قانونی و رسمی برخوردار هستند نیز صادق است. در واقع کمتر تشکل یا گروه کارگری را می‌توان نام برد که دارای شناسنامه مستند و شفافی از فعالیت خود باشد، منابع مالی و حمایتی خود را به طور شفاف بیان کند، هیات موسس، هیات مدیره و تعداد اعضای آن مشخص باشند و گزارش‌دهی منسجم و مداومی از روند فعالیت‌ها، جلسات و دستاوردهای خود ارائه داده باشد. در حالیکه فعالان کارگری و صنفی اغلب در گروههای غیررسمی، سرکوب‌ها و محدودیت‌های حکومتی ایجاد شده را دلیل «نامرئی بودن» فعالیت‌های تشکیلاتی می‌دانند، مطالعات نشان می‌دهد که مستندسازی و گزارش مدوام فعالیت ها با رعایت نکات امنیتی در تشکل‌های صنفی و کارگری به چند دلیل از اهمیت بالایی برخوردار است:
۱- پاسخگویی و شفافیت
جلب اعتماد اعضاء و گروههای ذینفع در گرو پاسخگویی و شفافیت اطلاعات است:ثبت سوابق دقیق فعالیت های تشکیلاتی باعث افزایش شفافیت و ایجاد اعتماد در بین اعضا می‌شود. به این ترتیب اعضا به طور مستقیم در جریان چگونگی تصمیم‌گیری و نحوه هزینه‌کردها قرار می‌گیرند.
پاسخگویی رهبران: ارائه مستنداتی در خصوص روند فعالیت تشکیلاتی نشان دهنده این است که رهبران یک نهاد صنفی یا کارگری در قبال اقدامات و تصمیمات خود پاسخگو هستند و فرهنگ صداقت و مسئولیت‌پذیری را ترویج می‌کنند.
۲- کاهش منازعه و اختلاف
حل و فصل اختلاف: مستندسازی و گزارش منظم و دقیق جلسات، تصمیم‌گیری ها و اقدامات می‌تواند شواهد مهمی را در حل و فصل اختلافات داخلی یا چالش های قانونی ارائه دهد.
۳- برنامه‌ریزی و ارزیابی استراتژیک
تصمیم گیری آگاهانه: فعالیت های مستند داده‌ها و بینش‌هایی را ارائه می‌کند که به روند اخذ تصمیمات استراتژیک و آگاهانه کمک می‌کند.
ارزیابی عملکرد: نگهداری یا آرشیو سوابق فعالیت‌های گذشته به انجمن / اتحادیه اجازه می دهد تا اثربخشی استراتژی‌ها و ابتکارات خود را ارزیابی کند و بهبود مستمر را در دستور کار قرار دهد.
۴- تعامل و افزایش عضویت
ارزیابی روند مشارکت: مستندسازی فعالیت‌ها به ردیابی مشارکت اعضا در فعالیت های اتحادیه، شناسایی اعضای فعال و کسانی که ممکن است به دلایل بیشتری برای مشارکت نیاز داشته باشند، کمک می‌کند.
برنامه‌ریزی برای راه‌اندازی کمپین: ثبت سوابق کمپین‌ها، اعتصاب‌ها و مذاکرات گذشته به برنامه‌ریزی موثرتر برای اقدامات آینده، یادگیری از موفقیت ها و غلبه چالش های گذشته کمک می‌کند.
۵- مستندسازی تاریخی
تاریخ‌نگاری وقایع: مستندسازی فعالیت ها تاریخچه تشکل‌ها را حفظ می‌کند و تضمین می‌کند که دانش و تجربیات به نسل های آینده نیز منتقل می‌شود.
یادگیری از گذشته: ثبت سوابق تاریخی انبوهی از اطلاعات را ارائه می دهند که به جلوگیری از اشتباهات گذشته و تکرار تجربیات موفق کمک می‌کند.
۶- ارتباطات موثر
تقویت ارتباطات درونی: مستندسازی فعالیت ها، ارتباطات مؤثر در درون تشکل‌ها را تقویت می‌کند و به این شکل همه اعضا از رویدادها، تصمیمات و اقدامات مهم مطلع می‌شوند.
تقویت ارتباطات بیرونی: ثبت دقیق سوابق به اطلاع رسانی فعالیت ها و دستاوردهای تشکل‌ها در ارتباط با ذینفعان بیرون از مجموعه از جمله سایر اعضا، مردم و رسانه ها کمک می‌کند.
۷- مذاکره و حمایت
مستندسازی به مثابه اهرم فشار: فعالیت های مستند، مانند سوابق مذاکرات گذشته، شکایات و داوری ها، اطلاعات ارزشمندی را ارائه می‌دهد که می‌تواند برای تقویت موقعیت تشکل‌ها در مذاکرات آتی مورد استفاده قرار گیرد.
موضع‌گیری قوی: ثبت سوابق دقیق از تلاش های تشکل‌ها با ارائه شواهد ملموس از اقدامات آنها به تقویت موضع‌گیری های قوی کمک می‌کند.
در مستندسازی اطلاعات مربوط به فعالیت‌های تشکیلاتی به این موارد دقت کنیم:
تداوم مستندسازی: اطمینان حاصل کنید که همه فعالیت ها به طور مداوم و در قالب استاندارد شده مستند می‌شوند.
دسترسی: سوابق را با حفظ محرمانگی مناسب و اقدامات مربوط به حفاظت از داده ها در دسترس اعضا قرار دهید.
به روزرسانی منظم: سوابق را به طور مرتب به روز کنید تا اطلاعات به روز و دقیق نگه داشته شود.
استفاده از ابزار دیجیتال: از ابزارها و نرم افزارهای دیجیتالی برای ساده کردن فرآیند مستندسازی و بهبود کارایی استفاده کنید.
آموزش: اهمیت مستندسازی و بهترین شیوه ها برای نگهداری سوابق باید به رهبران و اعضای تشکل‌ها آموزش داده شود.
باید توجه کنیم که شیوه‌های مستندسازی مؤثر به اثربخشی و پایداری کلی فعالیت تشکیلاتی کمک می‌کند و در درازمدت به نفع سازمان‌ها و اعضای آنها است.
